control de horario archivos - Qvadis
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Madrid. 7:59 horas. Estás en la recepción de una empresa esperando tu pase provisional de visitante. A tu alrededor un sinfín de personas entran a través del torno. Algunas acercan una tarjeta, otros toquetean una aplicación de su móvil y unos pocos ponen la huella digital. ¿Qué están haciendo? Muy sencillo, son las alternativas modernas a la tradicional máquina de fichar para que las empresas controlen los accesos, la productividad y el absentismo de sus empleados.

Ahora estamos muy acostumbrados a verlas, pero para localizar el primer dispositivo de fichar hay que retroceder hasta el 1888, cuando Willard Le Grand Bundy, un joyero de Nueva York, patentó el primer reloj mecánico para el control de los trabajadores. Para ello, cada empleado tenía su propia llave, única y diferente, para completar sus registros de entrada y salida.

El funcionamiento del reloj de fichar

¡Qué poco se imaginaba Bundy que estaba sentando las bases para un control seguro, automático y fiable del registro del horario laboral!  

El empleado cogía una cartulina a su llegada, la colocaba en el dispositivo y se imprimía la hora de entrada. El mismo proceso se repetía a la hora de salir, y así fue como nació el acto de “fichar” que sigue más vigente que nunca hoy en día con la entrada en vigor de la ley de control horario de 2019.

Casi cien años después de ese invento, y sucesivas fusiones y adquisiciones, la Bundy Manufacturing Company se convirtió en la International Business Machines, más conocida como IBM.

¿Sabes cuál fue la primera empresa que aplicó este dispositivo para asegurarse que sus empleados cumplieran su horario? Los conductores de una compañía de autobuses de la ciudad de Birmingham tenían que fichar para controlar que no salieran desde las paradas periféricas antes de las horas previstas.

Ley de control horario

La máquina de fichar, una verdadera innovación

¿Por qué triunfó este invento? Desde el punto de vista empresarial, las máquinas de fichar supusieron una revolución a la hora de:

1- Automatizar los sistemas de registros, sistematizándolos y homologándolos. 

2- Emplear un modelo de control sin la intervención humana, liberando mano de obra de tareas no productivas

3- Aportar seguridad a un sistema de control laboral. 

¿Qué ventajas tiene este sistema?

Si eres empresari@ o trabajas en el departamento de Recursos Humanos seguro que te interesa conocer los beneficios que puedes obtener con este tipo de dispositivos:

Precisión en el recuento de las horas trabajadas, es decir, agiliza el proceso a la hora de contar las horas reales que dedican los empleados al trabajo. 

– Facilidades para llevar controladas las horas extras y las ausencias de cada empleado, almacenando los movimientos atípicos que se producen alterando el ritmo normal del horario establecido. 

Posibilidad de mayor flexibilidad en el horario. En algunos puestos de trabajo el horario es muy difícil de cumplir, dependiendo del sector y múltiples factores asociados a un cargo, por lo que este sistema permite hacer un seguimiento real de las horas trabajadas por los empleados.

Alternativas para registrar el horario de los trabajadores

Con el paso de los años y la evolución tecnológica han ido apareciendo nuevas alternativas para “fichar” que han ido modernizando a las papeletas y a las viejas máquinas, y permiten registrar y almacenar los datos de entradas y salidas de forma automática. 

Los más populares hoy en día son:

  • Reloj digital en máquinas de fichar con perforación.
  • Reloj biométrico (huellas dactilares, etc.).
  • Geolocalización basada en GPS o en proximidad.
  • Escaneo de códigos QR.
  • Tarjetas con código, con chip, proximidad.
  • Dispositivos móviles.

En una entrada anterior del blog ya te hablamos de los sistemas existentes en el mercado para controlar el cumplimiento del horario en el trabajo y que puedes volver a consultar en este enlace.

Da la bienvenida al futuro

¿Estás buscando una alternativa a tu viejo sistema de fichar? ¿Te preocupa el tema del contacto físico?

Ya va siendo hora que des la bienvenida al futuro con el sistema de control de horario ClockIn de Qvadis con el que gestionar los accesos a la empresa sin contacto físico y de forma 100% segura.

sistema de control horario - Qvadis One

Lo único que tienes que hacer es adquirir un dispositivo Qvadis® One e instalarlo en la entrada de la oficina. Los empleados solo tendrán que realizar el registro de entrada y salida a través de su teléfono móvil al iniciar o finalizar la jornada.

Despídete de las viejas cartulinas, de los relojes de fichar y descárgate nuestra aplicación para hacer el ClockIn al entrar y el ClockOut para salir, tanto sea de forma presencial como teletrabajando desde casa. Hace más de cien años, Willard Le Grand Bundy inventó la primera máquina de fichar, IBM la perfeccionó y Qvadis la está llevando un paso más allá para adaptarla a los nuevos tiempos y necesidades de las personas y las empresas.

Ya han pasado dos años desde que entró en vigor el Real Decreto 8/2019, una ley que obliga a registrar de manera exhaustiva el horario de todos los trabajadores. Pero ¿están obligados los autónomos al registro horario? Una pregunta interesante y con letra pequeña. Hoy vamos a esclarecer el tema para que no tengas ni una sola duda al respecto. 

El Ministerio de Trabajo en su Guía para el registro de la jornada señala: “El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo”. 

Además, añade: “Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa”. 

A priori, podríamos pensar que cualquier tipo de trabajador, independientemente del régimen al que pertenezca, está obligado a cumplir la normativa. De lo contrario, podría ser sancionado con una multa de entre 625 y 6.250 euros

Sin embargo, en el caso de trabajadores autónomos nos encontramos con diferentes situaciones; no todos los autónomos están obligados al registro horario

¿Qué autónomos están obligados al registro horario?

Vamos a diferenciar dos tipos de autónomos, a los que no les afecta la normativa y a los que sí les afecta.

  1. Autónomos sin empleados: No están obligados a registrar su jornada de actividad. Al no tener un horario establecido ni pertenecer a ninguna empresa, la ley los exime del registro horario. Ejemplo: Luis es fisioterapeuta, trabaja por cuenta propia, no tiene relación laboral con ninguna empresa y tampoco tiene empleados en plantilla. En este caso, el Ministerio considera que Luis no tiene por qué cumplir la norma. 

  1. Autónomos con empleados a cargo: En este caso sí deben cumplir la normativa y realizar el registro horario de sus trabajadores. ¿Por qué? A efectos legales, el autónomo funciona como una empresa y, si tiene algún trabajador contratado, deberá cumplimentar todo lo que el Ministerio de Trabajo requiere. 

Nuestra misión es ayudarte, por ello vamos a ver qué información debes registrar si eres autónomo y tienes empleados a tu cargo.

joranda laboral para autonomos

Soy autónomo y tengo empleados a mi cargo, ¿qué tengo que hacer con relación al registro horario?

Como hemos explicado anteriormente, si eres autónomo y tienes empleados que trabajen para ti deberás cumplir la norma, porque si no es así podrías ser sancionado. Para que esto no ocurra no basta con registrar el horario de entrada y salida de cada trabajador, deberás registrar también los descansos o interrupciones en la jornada, así como el número de horas extraordinarias que los trabajadores realicen. 

Además, el registro debe ser guardado durante, al menos, cuatro años y ser accesible para trabajadores, sindicatos y Ministerio de Trabajo. 

¿A través de qué sistema se debe hacer el registro de horario?

La ley exige registrar los datos que hemos visto anteriormente. No obstante, no obliga a hacerlo a través de ningún sistema o herramienta en particular. Por tanto, existe libertad para escoger el sistema que la empresa prefiera

En este sentido, para empresas o autónomos con un número reducido de trabajadores en plantilla, bastaría con hacerlo de manera manual, siempre y cuando la actividad del trabajador se realice de manera presencial y pueda realizar el registro.

En la actualidad, tras la pandemia, el número de personas que teletrabaja se ha disparado. Por ello, una manera sencilla y eficaz de llevar a cabo el registro de horario es a través de soluciones tecnológicas que faciliten el registro en la distancia. 

Qvadis® One: La solución perfecta para tu negocio

Qvadis® One nació con un objetivo claro: Hacer la vida más sencilla de nuestros clientes. Para ello trabajamos de manera constante. Un telefonillo que se convierte en tu mayor aliado y te ayuda más allá de abrir la puerta del portal gracias a las funciones adicionales que tienes a tu disposición.

Tú como autónomo y también tus empleados, podréis llevar a cabo de manera rigurosa y efectiva el registro y cumplimiento de horario gracias a la aplicación móvil de Qvadis® One. Ahí encontraréis la opción ClockIn para registrar la hora de entrada y ClockOut cuando la jornada de trabajo finalice, así de sencillo, con un par de clics en el móvil.  

Pero no solo eso, también es ideal para tu negocio porque evitaréis desplazamientos innecesarios: “Hace poco remodelamos la oficina e instalamos un Qvadis® One. Ha sido un acierto porque con el confinamiento hemos podido recibir los paquetes igualmente, abriendo al mensajero desde casa. Además, ahora en las reuniones que se alargan, cuando ya no queda nadie en la recepción, abro desde el móvil sin tener que interrumpir nada. Lo recomiendo 100%”.

“Nuestra oficina suele estar llena de gente entrando y saliendo, y desde que compramos el Qvadis® One la secretaria abre la puerta desde el ordenador sin tener que levantarse cada rato. También lo lleva en el móvil si tiene que bajar a la otra planta, así que es perfecto para empresas”.Así de satisfechos están nuestros clientes, ¿quieres conocer más opiniones? Aquí podrás encontrar otras.

¡Cómo ha cambiado el mundo en 27 años! Si no que se lo digan a los códigos QR que viven una época de nuevo esplendor debido al auge de los smartphones, con renovados y variados usos en distintos sectores desde el marketing y la publicidad hasta la hostelería, pasando por el control de acceso por código QR.

Sí, no te frotes los ojos, has leído bien. Ahora mediante este sistema de Quick Response (QR) podrás acceder a edificios, oficinas, negocios… solo acercando tu móvil al lector que escanea el código y que te permitirá o denegará el paso. Así de fácil, moderno y seguro.

Además, con este tipo de tecnología cumples con los protocolos sanitarios Covid-19 al evitar el contacto con ninguna superficie (contactless).  

La utilidad del QR

Nacido en Japón en 1995, el sistema QR fue creado por la empresa Denso Wave para agilizar la lectura de sus procesos productivos, y en pocos años se extendió por todo el mundo al ser de uso libre. 

A simple vista puedes pensar que es un código de barras convencional, pero la magia de este sistema es que te permite conectar con rapidez el mundo real con el digital cuando descodificas los datos que contienen sus barras.

Al escanear un QR, se nos puede abrir un mundo de infinitas posibilidades: acceder a una página web, promociones, hacer pagos, consultar la carta de un restaurante, fotos, vídeos, horarios de servicios públicos, valores nutricionales, descripción de un cuadro, conexión wifi o enlazar a un currículum.

Despídete de las llaves y las tarjetas de acceso

Uno de los usos más extendidos en la era Covid está siendo el control de acceso por código QR a múltiples entornos, sin necesidad de contacto ninguno entre el dispositivo y el usuario.

Se puede utilizar para gestionar los accesos a los centros deportivos, escuelas, empresas, hoteles, hostales, visitas a las residencias, centros de Salud, servicios de mensajería, hacer reserva de pistas y controlar el aforo en salas y recintos con cita previa.

Acceso con qr

Además, puedes enviar invitaciones personalizadas a tus eventos y dotarlos de mayor exclusividad y seguridad. 

El código de acceso de los empleados y las visitas se genera para cada entrada puntual, y tiene una duración operativa de varios segundos. 

¿Cómo funciona este sistema?

Para su funcionamiento es necesario un software que gestione y valide los códigos QR, un lector y descargarte una aplicación.

El primer paso es hacer la petición de acceso, a partir de la cual se generará un código QR y se enviará al móvil del usuario. El siguiente paso es acercarlo al lector y el software autorizará o denegará la entrada de esa persona. 

Este sistema de acceso es seguro y fiable, ya que se genera un QR diferente para cada entrada puntual y solo tienen una validez temporal a unos pocos segundos, luego ya no funciona.

Tipos de QR

Te habrás fijado que cada vez más negocios y establecimientos de tu ciudad tienen un QR impreso al que puedes dirigir tu móvil (lector) para decodificar la información y verla en tu dispositivo. Son los llamados QR estáticos.

En contraposición están los QR dinámicos que generan un código distinto cada cierto tiempo o cada vez que pase una persona, se ubican en puntos de acceso para ser leídos a través de un dispositivo móvil o se escanean en un lector fijo

Compartir la wifi y fichar en el trabajo

Si has llegado hasta aquí te estarás preguntando qué soluciones tecnológicas ofrece Qvadis a partir de estos códigos.

Hasta el momento tenemos dos principales implementaciones, aunque trabajamos en algunas más que lanzaremos en su debido momento.

Por un lado, el dispositivo Qvadis® One permite compartir la red wifi doméstica con los invitados de tu casa sin necesidad de darles la contraseña. El usuario genera un código en la pantalla del dispositivo que el invitado solo tendrá que escanear con su móvil para conectarse a esa wifi. Fácil y seguro, más que introduciéndola manualmente.

compartir wifi con qr - Qvadis One

Por el otro, y teniendo en cuenta el contexto actual lanzamos la función ClockIn que permite un registro de entrada/salida de los trabajadores totalmente seguro y sin ningún tipo de contacto con el dispositivo.

Es muy sencillo e intuitivo de utilizar. Para entrar seleccionas “ClockInentre las opciones de la app de Qvadis® One, acercas el móvil al dispositivo para captar el código QR que aparecerá en la pantalla o introduces el PIN. Para salir tendrás que seleccionar “ClockOut”. 

control horario -clockin

Son muchas las empresas y negocios que se interesan por implementar un control de acceso por código QR, y el dispositivo Qvadis® One puede ser una solución ideal por coste, seguridad y comodidad.

La tecnología evoluciona tan rápido que de aquí a unos pocos años, 27 por ejemplo, recordaremos estos códigos y los veremos como algo obsoleto. 

¿Te atreves a pronosticar cuál será la tecnología del futuro para acceder a las empresas?

¿Qué es el sistema de presencia biométrico? Es una tecnología que autoriza o niega el acceso de una persona a un espacio a partir del reconocimiento de una de sus características físicas, ya sea el dactilar, la firma, ocular (iris y retina), voz o el rostro completo (imagen facial), siendo la huella la más utilizada, por su exactitud y fácil aplicación.

Desde el 12 de marzo de 2019 la Ley obliga a todas las empresas a llevar un control exhaustivo, detallado y diario del horario laboral y asistencia de los empleados y colaboradores en su puesto de trabajo.

Los avances tecnológicos han permitido la coexistencia de una variada oferta de dispositivos para llevar un control de esas entradas y salidas, aunque la biometría ha sido uno de los más populares, ya que asegura la identidad y autenticidad de quién lo marca.

¿Qué ventajas tiene?

Para valorar el éxito y popularidad del sistema biométrico hay que tener en cuenta una serie de ventajas que ofrece en cuanto a:

  • Ahorro en costes: no requiere apenas mantenimiento ni personal para su funcionamiento, excepto cuando hay que dar de alta un nuevo registro.

  • Facilita el acceso a los empleados porque solo deben utilizar una parte de su cuerpo, sin recordar accesos o llevar acreditaciones.

  • Combinado con un software permite al Departamento de Recursos Humanos la recopilación de valiosa información sobre la jornada laboral: asistencia, horas extras, retrasos y poder medir el desempeño de cada empleado o alumno. 

  • Impedir el acceso a los usuarios no registrados, actuando como una eficaz medida de seguridad

  • Al tener en cuenta nuestros rasgos personales únicos se asegura su autenticidad y dificulta en gran medida la suplantación de identidad. 

  • No hay riesgo de pérdida de tarjetas o duplicado de llaves.

Control de asistencia biométrico en centros de formación

¿Ha llegado este sistema de control también a los centros de formación? Sabemos que desde hace dos años se están aprobando normativas para obligar a algunos sectores y colectivos a controlar la asistencia de sus alumnos de forma biométrica. 

Uno de estos casos son las más de 4.300 autoescuelas de toda España, especialmente las autorizadas a impartir la formación para la obtención o la renovación de la Certificación de Aptitud Profesional (CAP) para los conductores de camiones y autocares, tanto en la parte de formación impartida en aula como a bordo de un vehículo

¿Cómo lo hacen? Muy sencillo, los alumnos “fichan” diariamente al empezar y acabar el curso a través de un lector biométrico de huella dactilar que se coloca en una mesa o en el mostrador, ya que apenas ocupa el espacio de un ratón de ordenador. Una vez finalizada la jornada, desde la autoescuela se envían los datos a la Dirección General de Transporte Terrestre, que lleva el control de asistencia diario. 

Y de repente llegó el Covid

2020 pasará a la historia, y a nuestro recuerdo, por el virus Covid-19, sus letales consecuencias y el establecimiento de nuevas rutinas sanitarias y de higiene para impedir los brotes y contagios.

Una de estas nuevas medidas fue la prohibición de usar el lector de huella digital para el registro de la jornada laboral o control de asistencia biométrica. 

Ante esta nueva situación, las empresas, y los centros de formación, han tenido que buscar sistemas alternativos a la biometría y sin contacto entre los que encontramos:

  • Apps de fichaje que permiten realizar el control de actividad en cualquier lugar a través del móvil, ya sea de forma presencial o teletrabajando.

  • Software de registro horario a través de cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a un navegador.

  • El escaneo de códigos QR también da la posibilidad de registrar la jornada sin necesidad de que el empleado deba quitarse la mascarilla ni usar la huella dactilar, ya que solo necesita la cámara de su móvil para “fichar”.

control de asistencia con codigo qr
  • Las etiquetas NFC pueden ser colocadas en los accesos a la sede de la empresa o el domicilio personal y solo con acercar el móvil a la etiqueta se registra tanto el principio como el final de la jornada laboral.

  • El tradicional sistema manual de hoja de asistencia y la firma con bolígrafo.

  • Control mediante tarjeta: registran el acceso y salida mediante una tarjeta, ya sea a través de una banda magnética, código de barras o chip, entre otros. 

El sistema de fichaje ClockIn de Qvadis

Ya que estamos hablando de métodos alternativos a los sistemas biométricos que existen en el mercado, nos gustaría presentarte, si aún no lo conoces, el sistema ClockIn de Qvadis que permite grabar los datos de entrada y salida de todos los trabajadores sin necesidad de que estos toquen ningún aparato, tarjeta u hoja, es decir con total seguridad y cumpliendo los protocolos legales y sanitarios. 

como fichar con Qvadis One

¿Cómo funciona? La empresa o centro de formación interesado en este sistema contactless deberá adquirir el telefonillo Qvadis® One y ponerlo en la entrada de la empresa, oficina o centro de trabajo. De este modo, cada trabajador o alumno, a través de su teléfono móvil, podría realizar el registro de entrada y salida a su jornada laboral o lectiva.

Cómo lo hacen ahora las autoescuelas?

Para prevenir futuros contagios estos centros de formación han tenido que sustituir el control biométrico a través de la huella digital por el de reconocimiento fácil o combinar ambos sistemas (Huella + Facial) dependiendo de las necesidades del centro.

Desde aquí aprovechamos para animar a estos centros a probar nuestro sistema ClockIn, no solo para hacer este seguimiento y control, sino para dar acceso a las instalaciones a través del móvil y sin tener que destinar a ningún empleado a esa tarea.

Desde que se aprobó el Real Decreto 8/2019 del 8 de marzo de 2019, han sido muchas las empresas que han introducido sistemas para controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores. 

Un gran volumen de empresas ya tenían sus propios sistemas de registro antes de la entrada en vigor del Real Decreto, pero las que aún no habían instalado alguno, han tenido que actualizarse para cumplir la normativa

En la actualidad todas las empresas deben contar con un sistema que controle los horarios de entrada y salida de los trabajadores. El incumplimiento de la norma puede conllevar sanciones económicas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros. 

Desde que llegó el coronavirus es muy frecuente que los empleados en plantilla de una empresa trabajen desde casa. No obstante, el teletrabajo no exime cumplir la norma. Aunque el trabajador no se presente  físicamente en su puesto de trabajo, la empresa deberá seguir aportando información sobre la jornada de sus trabajadores en el registro obligatorio. 

¿Y qué ocurre si la empresa cuenta con un sistema de control de jornada laboral y es el trabajador quien no realiza el registro? En este caso, la sanción se aplicaría también a la empresa, no al trabajador. La ley estima que la compañía es la encargada de controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores. 

A pesar de que el trabajador no pueda recibir la sanción económica, al no tener responsabilidad ante la ley, la empresa con la que mantiene la relación laboral sí podría sancionarle por incumplimiento, porque así lo contempla el Estatuto de los Trabajadores. 

Para realizar este control de horario de los trabajadores existen diferentes mecanismos o sistemas que dejan constancia de cuándo inicia el trabajador su jornada y a qué hora finaliza. 

¿Qué tipo de sistemas existen para controlar el horario de los trabajadores?

Podemos encontrar multitud de sistemas para comprobar y controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores. A continuación, te explicamos los más comunes:

  • Sistema manual: Aún hay empresas que ejercen el control de sus trabajadores a través del bolígrafo y papel. 
  • Sistemas biométricos: Este tipo de sistema reconoce una característica física e intransferible de cada persona. Ejemplo: reconocimiento facial, ocular o huella dactilar. tras la irrupción del Covid-19, muchas empresas que usaban este  sistema de control biométrico por huella dactilar se han visto obligadas a dejar de usarlo , ya que este modelo de fichaje podría facilitar la propagación del virus. 
  • Control de presencia mediante tarjeta: Son aquellos sistemas que registran el acceso y salida mediante una tarjeta, ya sea a través de una banda magnética, código de barras o chip, entre otros. 
  • Aplicaciones móviles: Cada vez más frecuentes entre los sistemas de control de cumplimiento de horario de los trabajadores, ya que pueden ser utilizados tanto por trabajadores presenciales como por empleados que teletrabajan. A través de una aplicación, podemos fichar en nuestro teléfono móvil o tablet, y la aplicación generará el informe legal correspondiente. 
  • Sistemas a través de software: Son sistemas similares a los anteriores, la diferencia principal es que no necesariamente tendrás que disponer de un teléfono o tablet. A través de cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a un navegador se puede registrar el horario del trabajador.

Qvadis One, el telefonillo inteligente que también te permite controlar el horario de los trabajadores

Qvadis One es un telefonillo inteligente con funciones adicionales, como por ejemplo el sistema de fichaje de empleados llamado ClockIn. Su uso es muy sencillo y no necesita ningún tipo de contacto físico con el dispositivo, por lo que resulta un sistema de fichaje totalmente seguro. 

Software de gestión de la jornada laboral

Para que una empresa pueda controlar el cumplimiento del horario de sus trabajadores a través de este sistema, deben haber adquirido un telefonillo Qvadis One. Se podría instalar en la entrada a la oficina o en la portería, en caso de tenerla. De este modo, cada trabajador, a través de su teléfono móvil, podría realizar el registro de entrada y salida a su puesto de trabajo. 

Para utilizar esta función se debe entrar en el apartado aplicaciones de la app Qvadis, y una vez dentro habría que seleccionar la  opción ClockIn. A continuación, será necesario escanear el código QR que aparece en la pantalla del Qvadis One, o introducir manualmente el pin que aparece debajo del código. Después, validaremos el registro a través de nuestra huella dactilar en el teléfono, o por reconocimiento facial. Para confirmar el registro, aparecerá un mensaje en la pantalla del teléfono y en la del dispositivo, que indica que la entrada ha sido registrada. 

Cuando finalice la jornada se hará el proceso a la inversa, es decir, sería necesario entrar de nuevo en la aplicación y seleccionar la opción ClockOut en lugar de ClockIn. En este caso también aparecerá en ambas pantallas un mensaje indicando que la salida se ha registrado con éxito.