registro horario de trabajadores archivos - Qvadis
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Si hiciésemos una recopilación de todos los sistemas de control de accesos que, básicamente aparecieron con la revolución industrial, nos encontraríamos con una bonita galería de tecnología vintage. 

En esta colección de imágenes encontraríamos, por ejemplo, una máquina con un reloj que era la encargada de grabar en tarjetas de cartón la entrada y salida de los trabajadores, cuando estos introducían esta ficha tanto al llegar como al marcharse del centro de trabajo. 

Imagina por un momento lo que debía suponer hacerse cargo de recopilar todos aquellos trozos de cartón para ser revisados uno por uno y así obtener los datos registrados. Y ahora visualiza al encargado de esa tarea en una gran planta de producción, donde los empleados podían ser centenares: cientos de trocitos de cartón para revisar. 

Con imágenes como esta en nuestra memoria asimilamos los sistemas de control de acceso sobre todo al mundo laboral, donde el registro de horarios de los trabajadores se implantó para supervisar y controlar la presencia y productividad del empleado en su lugar de trabajo. 

Pero durante años hemos convivido a diario con más tipos de sistemas de control de accesos: los tornos para acceder al metro, las maquinitas donde registrar nuestro viaje en el autobús urbano, la supervisión de nuestra entrada de un concierto o de nuestro carné de socio al entrar en el estadio de nuestro equipo de fútbol…

Con el paso del tiempo y la implementación de las nuevas tecnologías, estos sistemas de acceso han ido evolucionando. Las máquinas automatizadas para el fichaje en el caso de los centros de trabajo y métodos como la introducción de un código mediante un teclado o la lectura de una tarjeta por aproximación, cada vez se nos han hecho más familiares a la hora de acceder a ciertos espacios o servicios.

Cambios en la sociedad: La tecnología al rescate

En los últimos años, y casi de manera simultánea, diferentes circunstancias han propiciado la adopción de nuevos sistemas de control de accesos. Por una parte, para mejorarlos si ya existían, y por otra para aportar soluciones a necesidades de supervisión de aforos, registros de presencia o productividad, etc.

Desde el pasado mes de mayo del 2019 el Real Decreto-ley 8/2019 impuso a las empresas la obligación de implantar un sistema de cómputo de la jornada laboral efectiva de los trabajadores. Esta normativa aceleró la implementación de sistemas de control de accesos (con registro de hora de entrada y de salida) sobre todo en medianas y pequeñas empresas que, por su tamaño y características, carecían de ello. 

La ley no especifica que dichos sistemas tengan que ser tecnológicos (podría ser un registro manual), pero la recogida y la gestión de los datos y la comodidad y ahorro de tiempo, han apremiado a que los empresarios se apoyen en la tecnología para este fin.

Además, la pandemia mundial de Covid-19 ha supuesto una revolución en cuanto a parámetros a regular para reducir contagios: el control de los aforos, de la asistencia, incluso la toma de temperatura corporal se tuvo que implementar casi de golpe con la misión de frenar la transmisión del virus en espacios cerrados. Una vez más la tecnología ha aportado soluciones a esta necesidad repentina de preservar la seguridad de las personas.

Qvadis® One: Nuevas tecnologías para el control de accesos 

Las nuevas tecnologías nos ayudan a adaptar y mejorar nuestras rutinas mediante funcionalidades cada vez más eficaces, sencillas y cómodas. Eso nos suena genial a todos porque entendemos que el mundo tecnológico tiene la misión de hacernos la vida más fácil. 

Sin embargo, en ocasiones vemos complicado enfrentarnos a nuevas formas de hacer las cosas, sobre todo cuando se trata de procesos en los que están involucrados dispositivos y aplicaciones desconocidas y novedosas para nosotros.

Ahora piensa por un momento que puedes adaptar el sistema de control de acceso a tu empresa o tu negocio de forma simple y práctica: Solamente por medio de un telefonillo y tu smartphone. Ni más ni menos. 

Qvadis® One te trae la tecnología para que:

Y por supuesto para que no tengas que hacer copias de llaves, evitando pérdidas o robos de estas, garantizando la seguridad de tus trabajadores y, por supuesto, la de tus bienes.¿Quieres saber más? Estamos deseando contarte lo que el telefonillo inteligente Qvadis® One te ofrece para optimizar tu negocio, pero también para mejorar la seguridad y el confort en tu casa. Contacta con nosotros y te informaremos de las ventajas de la tecnología sencilla y accesible que tienes a tu alcance. Ah…y algo que seguro te va a encantar: ¡Su instalación no requiere de obras ni acuerdos en la comunidad!

Madrid. 7:59 horas. Estás en la recepción de una empresa esperando tu pase provisional de visitante. A tu alrededor un sinfín de personas entran a través del torno. Algunas acercan una tarjeta, otros toquetean una aplicación de su móvil y unos pocos ponen la huella digital. ¿Qué están haciendo? Muy sencillo, son las alternativas modernas a la tradicional máquina de fichar para que las empresas controlen los accesos, la productividad y el absentismo de sus empleados.

Ahora estamos muy acostumbrados a verlas, pero para localizar el primer dispositivo de fichar hay que retroceder hasta el 1888, cuando Willard Le Grand Bundy, un joyero de Nueva York, patentó el primer reloj mecánico para el control de los trabajadores. Para ello, cada empleado tenía su propia llave, única y diferente, para completar sus registros de entrada y salida.

El funcionamiento del reloj de fichar

¡Qué poco se imaginaba Bundy que estaba sentando las bases para un control seguro, automático y fiable del registro del horario laboral!  

El empleado cogía una cartulina a su llegada, la colocaba en el dispositivo y se imprimía la hora de entrada. El mismo proceso se repetía a la hora de salir, y así fue como nació el acto de “fichar” que sigue más vigente que nunca hoy en día con la entrada en vigor de la ley de control horario de 2019.

Casi cien años después de ese invento, y sucesivas fusiones y adquisiciones, la Bundy Manufacturing Company se convirtió en la International Business Machines, más conocida como IBM.

¿Sabes cuál fue la primera empresa que aplicó este dispositivo para asegurarse que sus empleados cumplieran su horario? Los conductores de una compañía de autobuses de la ciudad de Birmingham tenían que fichar para controlar que no salieran desde las paradas periféricas antes de las horas previstas.

Ley de control horario

La máquina de fichar, una verdadera innovación

¿Por qué triunfó este invento? Desde el punto de vista empresarial, las máquinas de fichar supusieron una revolución a la hora de:

1- Automatizar los sistemas de registros, sistematizándolos y homologándolos. 

2- Emplear un modelo de control sin la intervención humana, liberando mano de obra de tareas no productivas

3- Aportar seguridad a un sistema de control laboral. 

¿Qué ventajas tiene este sistema?

Si eres empresari@ o trabajas en el departamento de Recursos Humanos seguro que te interesa conocer los beneficios que puedes obtener con este tipo de dispositivos:

Precisión en el recuento de las horas trabajadas, es decir, agiliza el proceso a la hora de contar las horas reales que dedican los empleados al trabajo. 

– Facilidades para llevar controladas las horas extras y las ausencias de cada empleado, almacenando los movimientos atípicos que se producen alterando el ritmo normal del horario establecido. 

Posibilidad de mayor flexibilidad en el horario. En algunos puestos de trabajo el horario es muy difícil de cumplir, dependiendo del sector y múltiples factores asociados a un cargo, por lo que este sistema permite hacer un seguimiento real de las horas trabajadas por los empleados.

Alternativas para registrar el horario de los trabajadores

Con el paso de los años y la evolución tecnológica han ido apareciendo nuevas alternativas para “fichar” que han ido modernizando a las papeletas y a las viejas máquinas, y permiten registrar y almacenar los datos de entradas y salidas de forma automática. 

Los más populares hoy en día son:

  • Reloj digital en máquinas de fichar con perforación.
  • Reloj biométrico (huellas dactilares, etc.).
  • Geolocalización basada en GPS o en proximidad.
  • Escaneo de códigos QR.
  • Tarjetas con código, con chip, proximidad.
  • Dispositivos móviles.

En una entrada anterior del blog ya te hablamos de los sistemas existentes en el mercado para controlar el cumplimiento del horario en el trabajo y que puedes volver a consultar en este enlace.

Da la bienvenida al futuro

¿Estás buscando una alternativa a tu viejo sistema de fichar? ¿Te preocupa el tema del contacto físico?

Ya va siendo hora que des la bienvenida al futuro con el sistema de control de horario ClockIn de Qvadis con el que gestionar los accesos a la empresa sin contacto físico y de forma 100% segura.

sistema de control horario - Qvadis One

Lo único que tienes que hacer es adquirir un dispositivo Qvadis® One e instalarlo en la entrada de la oficina. Los empleados solo tendrán que realizar el registro de entrada y salida a través de su teléfono móvil al iniciar o finalizar la jornada.

Despídete de las viejas cartulinas, de los relojes de fichar y descárgate nuestra aplicación para hacer el ClockIn al entrar y el ClockOut para salir, tanto sea de forma presencial como teletrabajando desde casa. Hace más de cien años, Willard Le Grand Bundy inventó la primera máquina de fichar, IBM la perfeccionó y Qvadis la está llevando un paso más allá para adaptarla a los nuevos tiempos y necesidades de las personas y las empresas.

Ya han pasado dos años desde que entró en vigor el Real Decreto 8/2019, una ley que obliga a registrar de manera exhaustiva el horario de todos los trabajadores. Pero ¿están obligados los autónomos al registro horario? Una pregunta interesante y con letra pequeña. Hoy vamos a esclarecer el tema para que no tengas ni una sola duda al respecto. 

El Ministerio de Trabajo en su Guía para el registro de la jornada señala: “El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo”. 

Además, añade: “Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa”. 

A priori, podríamos pensar que cualquier tipo de trabajador, independientemente del régimen al que pertenezca, está obligado a cumplir la normativa. De lo contrario, podría ser sancionado con una multa de entre 625 y 6.250 euros

Sin embargo, en el caso de trabajadores autónomos nos encontramos con diferentes situaciones; no todos los autónomos están obligados al registro horario

¿Qué autónomos están obligados al registro horario?

Vamos a diferenciar dos tipos de autónomos, a los que no les afecta la normativa y a los que sí les afecta.

  1. Autónomos sin empleados: No están obligados a registrar su jornada de actividad. Al no tener un horario establecido ni pertenecer a ninguna empresa, la ley los exime del registro horario. Ejemplo: Luis es fisioterapeuta, trabaja por cuenta propia, no tiene relación laboral con ninguna empresa y tampoco tiene empleados en plantilla. En este caso, el Ministerio considera que Luis no tiene por qué cumplir la norma. 

  1. Autónomos con empleados a cargo: En este caso sí deben cumplir la normativa y realizar el registro horario de sus trabajadores. ¿Por qué? A efectos legales, el autónomo funciona como una empresa y, si tiene algún trabajador contratado, deberá cumplimentar todo lo que el Ministerio de Trabajo requiere. 

Nuestra misión es ayudarte, por ello vamos a ver qué información debes registrar si eres autónomo y tienes empleados a tu cargo.

joranda laboral para autonomos

Soy autónomo y tengo empleados a mi cargo, ¿qué tengo que hacer con relación al registro horario?

Como hemos explicado anteriormente, si eres autónomo y tienes empleados que trabajen para ti deberás cumplir la norma, porque si no es así podrías ser sancionado. Para que esto no ocurra no basta con registrar el horario de entrada y salida de cada trabajador, deberás registrar también los descansos o interrupciones en la jornada, así como el número de horas extraordinarias que los trabajadores realicen. 

Además, el registro debe ser guardado durante, al menos, cuatro años y ser accesible para trabajadores, sindicatos y Ministerio de Trabajo. 

¿A través de qué sistema se debe hacer el registro de horario?

La ley exige registrar los datos que hemos visto anteriormente. No obstante, no obliga a hacerlo a través de ningún sistema o herramienta en particular. Por tanto, existe libertad para escoger el sistema que la empresa prefiera

En este sentido, para empresas o autónomos con un número reducido de trabajadores en plantilla, bastaría con hacerlo de manera manual, siempre y cuando la actividad del trabajador se realice de manera presencial y pueda realizar el registro.

En la actualidad, tras la pandemia, el número de personas que teletrabaja se ha disparado. Por ello, una manera sencilla y eficaz de llevar a cabo el registro de horario es a través de soluciones tecnológicas que faciliten el registro en la distancia. 

Qvadis® One: La solución perfecta para tu negocio

Qvadis® One nació con un objetivo claro: Hacer la vida más sencilla de nuestros clientes. Para ello trabajamos de manera constante. Un telefonillo que se convierte en tu mayor aliado y te ayuda más allá de abrir la puerta del portal gracias a las funciones adicionales que tienes a tu disposición.

Tú como autónomo y también tus empleados, podréis llevar a cabo de manera rigurosa y efectiva el registro y cumplimiento de horario gracias a la aplicación móvil de Qvadis® One. Ahí encontraréis la opción ClockIn para registrar la hora de entrada y ClockOut cuando la jornada de trabajo finalice, así de sencillo, con un par de clics en el móvil.  

Pero no solo eso, también es ideal para tu negocio porque evitaréis desplazamientos innecesarios: “Hace poco remodelamos la oficina e instalamos un Qvadis® One. Ha sido un acierto porque con el confinamiento hemos podido recibir los paquetes igualmente, abriendo al mensajero desde casa. Además, ahora en las reuniones que se alargan, cuando ya no queda nadie en la recepción, abro desde el móvil sin tener que interrumpir nada. Lo recomiendo 100%”.

“Nuestra oficina suele estar llena de gente entrando y saliendo, y desde que compramos el Qvadis® One la secretaria abre la puerta desde el ordenador sin tener que levantarse cada rato. También lo lleva en el móvil si tiene que bajar a la otra planta, así que es perfecto para empresas”.Así de satisfechos están nuestros clientes, ¿quieres conocer más opiniones? Aquí podrás encontrar otras.