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Existen cantidad de sistemas de control de presencia en el mercado en función de la tecnología que utilicen o el objetivo que persigan. Porque no es lo mismo elegir un sistema de control de cumplimiento de horario de trabajadores, por ejemplo, que un sistema de control de presencia para el hogar. 

En el primer caso, el objetivo sería tener un registro del horario de cada empleado, y en el segundo ejemplo el objetivo es hacer de nuestra casa un lugar más confortable y seguro. 

Los sistemas de control de presencia más eficaces

  • Sistemas biométricos: Es uno de los sistemas de control de presencia más comunes en empresas. Su principal ventaja es que no hay posibilidad de falsificar o suplantar la identidad, ya que se basan en el reconocimiento físico, a través de la huella dactilar, el rostro, la voz… En concreto, el sistema biométrico de huella dactilar hoy día no es muy recomendable, ya que no cumpliría con las medidas de seguridad para prevenir contagios de coronavirus. 
  • Detector de presencia por infrarrojos: El sistema PIR (Passive Infrared) detecta la presencia a través de la temperatura. Se activa o desactiva en función de la relación que exista entre el calor emitido por el cuerpo humano y el espacio de alrededor. Como te podrás imaginar, su uso es frecuente en la climatización de espacios. 
  • Control de presencia por movimiento: Capta movimientos en un área determinada a través de sensores. Se suele utilizar en sistemas de alarmas, incendios e iluminación.
  • A través del móvil: El usuario tiene que descargar una aplicación en su móvil donde a través del número de teléfono, huella u otro código podrá registrar la presencia. La principal ventaja es que no requiere estar físicamente en un lugar específico, se puede realizar el registro desde cualquier lugar. 

control de presencia

Por ello, en los últimos meses este sistema de control de presencia ha cobrado especial relevancia en empresas, de modo que el empleado puede realizar su registro de jornada laboral en su teléfono y trabajar desde casa o el lugar en el que se encuentre.

¿Es lo mismo un sistema de control de presencia que un sistema de simulación de presencia?

No, un sistema de control de presencia es aquel que da respuesta a una acción o a un comportamiento, como hemos visto anteriormente en este artículo. Abrir la puerta de casa y que se encienda la luz del recibidor, por ejemplo. 

La simulación de presencia, como su propio nombre indica, consiste en imitar, aparentar que hay alguien en casa. Los sistemas de simulación de presencia son muy útiles en aquellos casos en los que una vivienda o negocio va a estar deshabitado durante un periodo de tiempo largo. En el mercado podrás encontrar diversos sistemas de simulación de presencia, pincha aquí para conocerlos y encuentra el que más se ajuste a tus necesidades. 

Qvadis One: Todo en uno, sistema de control de presencia y simulación de presencia

¿Por qué elegir si un mismo dispositivo ofrece ambas funciones? Con Qvadis® One tienes a tu disposición un sistema de control de presencia y simulación en un mismo aparato

Dentro de la ventana de aplicaciones de la app Qvadis, puedes encontrar la función de control de presencia y registro de entrada y salida de trabajadores, llamada ClockIn. Con un solo clic desde el móvil, ordenador o tablet se realiza la entrada y salida (clockout). De este modo, el registro de la jornada laboral queda archivado. 

La simulación de presencia se consigue gracias a trasladar la señal del telefonillo a tu teléfono móvil o el dispositivo que tú elijas. Podrás atender todas las llamadas, independientemente de que estés o no en casa. ¿Te imaginas estar de vacaciones y poder atender las llamadas que recibes en el telefonillo de tu vivienda? Con Qvadis® One además de imaginarlo, puedes conseguirlo. 

llamada telefonillo inalambrico

Es frecuente que okupas y ladrones hagan llamadas al telefonillo para comprobar si alguien responde. Atender este tipo de llamadas, a pesar de que no estés en la vivienda en ese momento, les hará creer que la casa está habitada. 

Pero no solo es útil cuando la vivienda está deshabitada, también supone una medida de seguridad en esos momentos en los que los más pequeños de la casa no están acompañados. Si alguien llama al telefonillo, los padres podrán atender la llamada desde su dispositivo haciendo creer a la persona que llama que el adulto se encuentra también en casa. 

Lo mismo ocurre con personas mayores que viven solas, ya no hay que temer a quién abrirán la puerta, pues tú mismo puedes atender las llamadas desde donde quieras y evitar así que personas indeseadas tengan acceso. 

Si aún tienes dudas sobre si Qvadis® One es para ti te invitamos a que consultes nuestro apartado de preguntas frecuentes

Madrid. 7:59 horas. Estás en la recepción de una empresa esperando tu pase provisional de visitante. A tu alrededor un sinfín de personas entran a través del torno. Algunas acercan una tarjeta, otros toquetean una aplicación de su móvil y unos pocos ponen la huella digital. ¿Qué están haciendo? Muy sencillo, son las alternativas modernas a la tradicional máquina de fichar para que las empresas controlen los accesos, la productividad y el absentismo de sus empleados.

Ahora estamos muy acostumbrados a verlas, pero para localizar el primer dispositivo de fichar hay que retroceder hasta el 1888, cuando Willard Le Grand Bundy, un joyero de Nueva York, patentó el primer reloj mecánico para el control de los trabajadores. Para ello, cada empleado tenía su propia llave, única y diferente, para completar sus registros de entrada y salida.

El funcionamiento del reloj de fichar

¡Qué poco se imaginaba Bundy que estaba sentando las bases para un control seguro, automático y fiable del registro del horario laboral!  

El empleado cogía una cartulina a su llegada, la colocaba en el dispositivo y se imprimía la hora de entrada. El mismo proceso se repetía a la hora de salir, y así fue como nació el acto de “fichar” que sigue más vigente que nunca hoy en día con la entrada en vigor de la ley de control horario de 2019.

Casi cien años después de ese invento, y sucesivas fusiones y adquisiciones, la Bundy Manufacturing Company se convirtió en la International Business Machines, más conocida como IBM.

¿Sabes cuál fue la primera empresa que aplicó este dispositivo para asegurarse que sus empleados cumplieran su horario? Los conductores de una compañía de autobuses de la ciudad de Birmingham tenían que fichar para controlar que no salieran desde las paradas periféricas antes de las horas previstas.

Ley de control horario

La máquina de fichar, una verdadera innovación

¿Por qué triunfó este invento? Desde el punto de vista empresarial, las máquinas de fichar supusieron una revolución a la hora de:

1- Automatizar los sistemas de registros, sistematizándolos y homologándolos. 

2- Emplear un modelo de control sin la intervención humana, liberando mano de obra de tareas no productivas

3- Aportar seguridad a un sistema de control laboral. 

¿Qué ventajas tiene este sistema?

Si eres empresari@ o trabajas en el departamento de Recursos Humanos seguro que te interesa conocer los beneficios que puedes obtener con este tipo de dispositivos:

Precisión en el recuento de las horas trabajadas, es decir, agiliza el proceso a la hora de contar las horas reales que dedican los empleados al trabajo. 

– Facilidades para llevar controladas las horas extras y las ausencias de cada empleado, almacenando los movimientos atípicos que se producen alterando el ritmo normal del horario establecido. 

Posibilidad de mayor flexibilidad en el horario. En algunos puestos de trabajo el horario es muy difícil de cumplir, dependiendo del sector y múltiples factores asociados a un cargo, por lo que este sistema permite hacer un seguimiento real de las horas trabajadas por los empleados.

Alternativas para registrar el horario de los trabajadores

Con el paso de los años y la evolución tecnológica han ido apareciendo nuevas alternativas para “fichar” que han ido modernizando a las papeletas y a las viejas máquinas, y permiten registrar y almacenar los datos de entradas y salidas de forma automática. 

Los más populares hoy en día son:

  • Reloj digital en máquinas de fichar con perforación.
  • Reloj biométrico (huellas dactilares, etc.).
  • Geolocalización basada en GPS o en proximidad.
  • Escaneo de códigos QR.
  • Tarjetas con código, con chip, proximidad.
  • Dispositivos móviles.

En una entrada anterior del blog ya te hablamos de los sistemas existentes en el mercado para controlar el cumplimiento del horario en el trabajo y que puedes volver a consultar en este enlace.

Da la bienvenida al futuro

¿Estás buscando una alternativa a tu viejo sistema de fichar? ¿Te preocupa el tema del contacto físico?

Ya va siendo hora que des la bienvenida al futuro con el sistema de control de horario ClockIn de Qvadis con el que gestionar los accesos a la empresa sin contacto físico y de forma 100% segura.

sistema de control horario - Qvadis One

Lo único que tienes que hacer es adquirir un dispositivo Qvadis® One e instalarlo en la entrada de la oficina. Los empleados solo tendrán que realizar el registro de entrada y salida a través de su teléfono móvil al iniciar o finalizar la jornada.

Despídete de las viejas cartulinas, de los relojes de fichar y descárgate nuestra aplicación para hacer el ClockIn al entrar y el ClockOut para salir, tanto sea de forma presencial como teletrabajando desde casa. Hace más de cien años, Willard Le Grand Bundy inventó la primera máquina de fichar, IBM la perfeccionó y Qvadis la está llevando un paso más allá para adaptarla a los nuevos tiempos y necesidades de las personas y las empresas.

Ya han pasado dos años desde que entró en vigor el Real Decreto 8/2019, una ley que obliga a registrar de manera exhaustiva el horario de todos los trabajadores. Pero ¿están obligados los autónomos al registro horario? Una pregunta interesante y con letra pequeña. Hoy vamos a esclarecer el tema para que no tengas ni una sola duda al respecto. 

El Ministerio de Trabajo en su Guía para el registro de la jornada señala: “El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo”. 

Además, añade: “Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa”. 

A priori, podríamos pensar que cualquier tipo de trabajador, independientemente del régimen al que pertenezca, está obligado a cumplir la normativa. De lo contrario, podría ser sancionado con una multa de entre 625 y 6.250 euros

Sin embargo, en el caso de trabajadores autónomos nos encontramos con diferentes situaciones; no todos los autónomos están obligados al registro horario

¿Qué autónomos están obligados al registro horario?

Vamos a diferenciar dos tipos de autónomos, a los que no les afecta la normativa y a los que sí les afecta.

  1. Autónomos sin empleados: No están obligados a registrar su jornada de actividad. Al no tener un horario establecido ni pertenecer a ninguna empresa, la ley los exime del registro horario. Ejemplo: Luis es fisioterapeuta, trabaja por cuenta propia, no tiene relación laboral con ninguna empresa y tampoco tiene empleados en plantilla. En este caso, el Ministerio considera que Luis no tiene por qué cumplir la norma. 

  1. Autónomos con empleados a cargo: En este caso sí deben cumplir la normativa y realizar el registro horario de sus trabajadores. ¿Por qué? A efectos legales, el autónomo funciona como una empresa y, si tiene algún trabajador contratado, deberá cumplimentar todo lo que el Ministerio de Trabajo requiere. 

Nuestra misión es ayudarte, por ello vamos a ver qué información debes registrar si eres autónomo y tienes empleados a tu cargo.

joranda laboral para autonomos

Soy autónomo y tengo empleados a mi cargo, ¿qué tengo que hacer con relación al registro horario?

Como hemos explicado anteriormente, si eres autónomo y tienes empleados que trabajen para ti deberás cumplir la norma, porque si no es así podrías ser sancionado. Para que esto no ocurra no basta con registrar el horario de entrada y salida de cada trabajador, deberás registrar también los descansos o interrupciones en la jornada, así como el número de horas extraordinarias que los trabajadores realicen. 

Además, el registro debe ser guardado durante, al menos, cuatro años y ser accesible para trabajadores, sindicatos y Ministerio de Trabajo. 

¿A través de qué sistema se debe hacer el registro de horario?

La ley exige registrar los datos que hemos visto anteriormente. No obstante, no obliga a hacerlo a través de ningún sistema o herramienta en particular. Por tanto, existe libertad para escoger el sistema que la empresa prefiera

En este sentido, para empresas o autónomos con un número reducido de trabajadores en plantilla, bastaría con hacerlo de manera manual, siempre y cuando la actividad del trabajador se realice de manera presencial y pueda realizar el registro.

En la actualidad, tras la pandemia, el número de personas que teletrabaja se ha disparado. Por ello, una manera sencilla y eficaz de llevar a cabo el registro de horario es a través de soluciones tecnológicas que faciliten el registro en la distancia. 

Qvadis® One: La solución perfecta para tu negocio

Qvadis® One nació con un objetivo claro: Hacer la vida más sencilla de nuestros clientes. Para ello trabajamos de manera constante. Un telefonillo que se convierte en tu mayor aliado y te ayuda más allá de abrir la puerta del portal gracias a las funciones adicionales que tienes a tu disposición.

Tú como autónomo y también tus empleados, podréis llevar a cabo de manera rigurosa y efectiva el registro y cumplimiento de horario gracias a la aplicación móvil de Qvadis® One. Ahí encontraréis la opción ClockIn para registrar la hora de entrada y ClockOut cuando la jornada de trabajo finalice, así de sencillo, con un par de clics en el móvil.  

Pero no solo eso, también es ideal para tu negocio porque evitaréis desplazamientos innecesarios: “Hace poco remodelamos la oficina e instalamos un Qvadis® One. Ha sido un acierto porque con el confinamiento hemos podido recibir los paquetes igualmente, abriendo al mensajero desde casa. Además, ahora en las reuniones que se alargan, cuando ya no queda nadie en la recepción, abro desde el móvil sin tener que interrumpir nada. Lo recomiendo 100%”.

“Nuestra oficina suele estar llena de gente entrando y saliendo, y desde que compramos el Qvadis® One la secretaria abre la puerta desde el ordenador sin tener que levantarse cada rato. También lo lleva en el móvil si tiene que bajar a la otra planta, así que es perfecto para empresas”.Así de satisfechos están nuestros clientes, ¿quieres conocer más opiniones? Aquí podrás encontrar otras.

¡Cómo ha cambiado el mundo en 27 años! Si no que se lo digan a los códigos QR que viven una época de nuevo esplendor debido al auge de los smartphones, con renovados y variados usos en distintos sectores desde el marketing y la publicidad hasta la hostelería, pasando por el control de acceso por código QR.

Sí, no te frotes los ojos, has leído bien. Ahora mediante este sistema de Quick Response (QR) podrás acceder a edificios, oficinas, negocios… solo acercando tu móvil al lector que escanea el código y que te permitirá o denegará el paso. Así de fácil, moderno y seguro.

Además, con este tipo de tecnología cumples con los protocolos sanitarios Covid-19 al evitar el contacto con ninguna superficie (contactless).  

La utilidad del QR

Nacido en Japón en 1995, el sistema QR fue creado por la empresa Denso Wave para agilizar la lectura de sus procesos productivos, y en pocos años se extendió por todo el mundo al ser de uso libre. 

A simple vista puedes pensar que es un código de barras convencional, pero la magia de este sistema es que te permite conectar con rapidez el mundo real con el digital cuando descodificas los datos que contienen sus barras.

Al escanear un QR, se nos puede abrir un mundo de infinitas posibilidades: acceder a una página web, promociones, hacer pagos, consultar la carta de un restaurante, fotos, vídeos, horarios de servicios públicos, valores nutricionales, descripción de un cuadro, conexión wifi o enlazar a un currículum.

Despídete de las llaves y las tarjetas de acceso

Uno de los usos más extendidos en la era Covid está siendo el control de acceso por código QR a múltiples entornos, sin necesidad de contacto ninguno entre el dispositivo y el usuario.

Se puede utilizar para gestionar los accesos a los centros deportivos, escuelas, empresas, hoteles, hostales, visitas a las residencias, centros de Salud, servicios de mensajería, hacer reserva de pistas y controlar el aforo en salas y recintos con cita previa.

Acceso con qr

Además, puedes enviar invitaciones personalizadas a tus eventos y dotarlos de mayor exclusividad y seguridad. 

El código de acceso de los empleados y las visitas se genera para cada entrada puntual, y tiene una duración operativa de varios segundos. 

¿Cómo funciona este sistema?

Para su funcionamiento es necesario un software que gestione y valide los códigos QR, un lector y descargarte una aplicación.

El primer paso es hacer la petición de acceso, a partir de la cual se generará un código QR y se enviará al móvil del usuario. El siguiente paso es acercarlo al lector y el software autorizará o denegará la entrada de esa persona. 

Este sistema de acceso es seguro y fiable, ya que se genera un QR diferente para cada entrada puntual y solo tienen una validez temporal a unos pocos segundos, luego ya no funciona.

Tipos de QR

Te habrás fijado que cada vez más negocios y establecimientos de tu ciudad tienen un QR impreso al que puedes dirigir tu móvil (lector) para decodificar la información y verla en tu dispositivo. Son los llamados QR estáticos.

En contraposición están los QR dinámicos que generan un código distinto cada cierto tiempo o cada vez que pase una persona, se ubican en puntos de acceso para ser leídos a través de un dispositivo móvil o se escanean en un lector fijo

Compartir la wifi y fichar en el trabajo

Si has llegado hasta aquí te estarás preguntando qué soluciones tecnológicas ofrece Qvadis a partir de estos códigos.

Hasta el momento tenemos dos principales implementaciones, aunque trabajamos en algunas más que lanzaremos en su debido momento.

Por un lado, el dispositivo Qvadis® One permite compartir la red wifi doméstica con los invitados de tu casa sin necesidad de darles la contraseña. El usuario genera un código en la pantalla del dispositivo que el invitado solo tendrá que escanear con su móvil para conectarse a esa wifi. Fácil y seguro, más que introduciéndola manualmente.

compartir wifi con qr - Qvadis One

Por el otro, y teniendo en cuenta el contexto actual lanzamos la función ClockIn que permite un registro de entrada/salida de los trabajadores totalmente seguro y sin ningún tipo de contacto con el dispositivo.

Es muy sencillo e intuitivo de utilizar. Para entrar seleccionas “ClockInentre las opciones de la app de Qvadis® One, acercas el móvil al dispositivo para captar el código QR que aparecerá en la pantalla o introduces el PIN. Para salir tendrás que seleccionar “ClockOut”. 

control horario -clockin

Son muchas las empresas y negocios que se interesan por implementar un control de acceso por código QR, y el dispositivo Qvadis® One puede ser una solución ideal por coste, seguridad y comodidad.

La tecnología evoluciona tan rápido que de aquí a unos pocos años, 27 por ejemplo, recordaremos estos códigos y los veremos como algo obsoleto. 

¿Te atreves a pronosticar cuál será la tecnología del futuro para acceder a las empresas?

🔔🔔 Ding, dong, ding, dong 🔔🔔 (sonido telefonillo). Te levantas y abres el portal. Vuelves a tu sitio y vuelve a sonar. Una y otra vez. ¿Te has parado a contar cuántas veces llaman al telefonillo con las interrupciones que eso supone para tu trabajo? 

Lo más probable es que no las hayas contado, pero seguro que eres consciente de que uno de los mayores enemigos de la productividad son estas interrupciones. Si consigues eliminarlas o reducirlas, mejorarás tu capacidad de concentración y con ella tu rendimiento. Todo cuadra. 

🔔🔔 Ding, dong, ding, dong 🔔🔔. ¡Otra vez no! No te dejan ni acabar de leer el artículo tranquil@, pierdes el hilo y tienes que volver a empezar después de cada interrupción. Venga, te espero, abre el portal y te sigo contando más cositas. Ahora que lo veo, no me extraña que tengas que salir a las tantas para acabar el trabajo diario con tanta “pausa innecesaria” en tu jornada.

productividad en el trabajo - automatizacion

Poner remedio a las interrupciones

Según un informe de Microsoft, cada empleado recibe una media de cuatro interrupciones a la hora. El 40% de ellos abandonaba el trabajo que estaba haciendo hasta ese momento. Eso no es todo, se dieron cuenta también de que, cuanto más difícil era el trabajo que estaban realizando, las probabilidades de que lo retomará se reducían drásticamente. Ese informe ya tiene unos años, así que la medía actual de interrupciones habrá subido aún más. 

Ya has visto que las interrupciones afectan a la productividad, efectividad y generan estrés a los empleados, por lo que deberías intentar minimizar estos pequeños ladrones del tiempo, habituales y repetitivos, que pueden descentrarte en tu día a día en el trabajo. 

¿Cuáles son las principales interrupciones?

No podemos empezar la casa por el tejado, así que lo primero será identificar los factores que pueden descentrarte junto a alternativas para que no afecten a tu rendimiento. 

INTERRUPCIÓNSOLUCIÓN
Consultar e-mail o las redes sociales de forma compulsiva. Si alguna tarea es tan urgente, no enviarán un mail: te llamarán.Planifica mirar el e-mail solo dos o tres veces a la misma hora cada día. La distribución ideal es una vez a media mañana, una a media tarde y, la última, por la noche unas horas antes de acostarte. En cuanto a las redes sociales, desconéctalas para evitar tentaciones.
Las llamadas telefónicas distraen tu atención en la tarea que estabas haciendo. Si esta se alarga aumenta exponencialmente el riesgo a perder totalmente nuestra concentración.Identifica quién te hace la gran mayoría de llamadas y filtra cuál de ellas eran realmente importantes. La idea es que solo atiendas las llamadas urgentes y el resto de cuestiones se gestionen a través del correo electrónico.
Si ves que ni con esas te dejan de llamar, pon el móvil en silencio, conecta el buzón de voz y olvídate de él. Puedes planificar su revisión como hemos comentado que puedes hacer con el e-mail.
Compañeros que se acercan a tu puesto para hablarte o a consultarte cosas, la mayoría extra laborales, y que sin darnos cuenta, nos distraen demasiado a menudo.
Aunque pueda resultar impopular, y poco social, verás cómo aumentas tu productividad si en estas situaciones les dices que estás en medio de una tarea complicada, y que no puedes atenderlos en ese momento. Si es para una consulta de trabajo, que te envíen un e-mail y lo mirarás cuando te toque revisarlos.
La reunionitis, o exceso de reuniones, son otra de las fuentes de distracciones más comunes.
Hay que intentar limitar el número de reuniones y hacer solo las imprescindibles.
A menudo, muchas de las reuniones se pueden sustituir con un e-mail bien estructurado, o en el caso de que sean imprescindibles, con un correo previo con los puntos de la reunión y un trabajo previo de los asistentes.
De este modo conseguimos reuniones más eficientes.
Otro ladrón de tu concentración puede ser la acumulación de nuevas tareas en tu mesa de trabajo, ya que estamos tentados de echarles un vistazo y/o empezarlas sin haber acabado la anterior.
Esta dinámica, muy habitual en muchas oficinas, genera distracciones y estrés.
En este caso, la solución pasa por tener despejada la mesa de trabajo. Crea una bandeja para las tareas que vayan llegando y ordénalas por urgencia e importancia (las más urgentes, arriba), y concentra tu atención plena solo en la tarea que estés haciendo en ese momento hasta que la hayas terminado.
Hacer un break durante el trabajo es muy recomendable para fomentar la concentración y la productividad, pero sin que estos descansos supongan una interrupción constante para pasear, ir a la máquina de café, al baño o salir a fumar un cigarrillo.Los expertos sugieren que es beneficioso para el cuerpo y la mente descansar unos minutos cada cierto tiempo, y así mejorará también nuestra productividad.
¿Te imaginas a un dentista, masajista o esteticista interrumpiendo una sesión o tratamiento cada poco rato para atender a las llamadas, al interfono? ¿Qué cara pondrías como paciente con tanta interrupción? 
Las continuas llamadas al telefonillo de clientes, visitantes, proveedores, empleados, colaboradores o mensajeros es una escena cotidiana y repetitiva en la mayoría de empresas y negocios, con las interrupciones e inconvenientes que tiene dejar de hacer tu tarea para contestar la llamada y abrir.
La respuesta para estos casos es optar por el nuevo sistema Qvadis One, el telefonillo inteligente que te permitirá dar acceso al portal de tu negocio sin apenas levantar la vista del teléfono, ya que la llamada se derivará al móvil desde donde podrás abrir y no tendrás que levantarte a responder. Cómodo y sin apenas interrupciones.

Una vez detectadas es hora de eliminarlas, reducirlas o, si no es posible hacerlo, agruparlas para hacerlas en un mismo periodo de tiempo y que no supongan tanta carga a la hora de trabajar.

Qvadis te abre la puerta a la productividad

Acabamos de ver cómo este sistema de acceso a tu negocio o vivienda puede ser un gran aliado de cara a minimizar las interrupciones y ser más productivos. Solo tendrás que deslizar tu dedo por la pantalla.

automatiza la apertura de la puerta

Ideal para esos negocios de los que hemos hablado y cuyas interrupciones suponen una distracción en su trabajo y repercuten en su imagen de cara a los clientes.

Además, puedes compartir una serie de invitaciones entre tus empleados para que accedan desde el móvil o puedan abrir el portal. Si te interesa te recomendamos que eches un vistazo a los distintos planes disponibles para particulares y empresas en este enlace y comprobar por ti mismo la opinión de otros clientes en el apartado de valoraciones.

¿Qué es el sistema de presencia biométrico? Es una tecnología que autoriza o niega el acceso de una persona a un espacio a partir del reconocimiento de una de sus características físicas, ya sea el dactilar, la firma, ocular (iris y retina), voz o el rostro completo (imagen facial), siendo la huella la más utilizada, por su exactitud y fácil aplicación.

Desde el 12 de marzo de 2019 la Ley obliga a todas las empresas a llevar un control exhaustivo, detallado y diario del horario laboral y asistencia de los empleados y colaboradores en su puesto de trabajo.

Los avances tecnológicos han permitido la coexistencia de una variada oferta de dispositivos para llevar un control de esas entradas y salidas, aunque la biometría ha sido uno de los más populares, ya que asegura la identidad y autenticidad de quién lo marca.

¿Qué ventajas tiene?

Para valorar el éxito y popularidad del sistema biométrico hay que tener en cuenta una serie de ventajas que ofrece en cuanto a:

  • Ahorro en costes: no requiere apenas mantenimiento ni personal para su funcionamiento, excepto cuando hay que dar de alta un nuevo registro.

  • Facilita el acceso a los empleados porque solo deben utilizar una parte de su cuerpo, sin recordar accesos o llevar acreditaciones.

  • Combinado con un software permite al Departamento de Recursos Humanos la recopilación de valiosa información sobre la jornada laboral: asistencia, horas extras, retrasos y poder medir el desempeño de cada empleado o alumno. 

  • Impedir el acceso a los usuarios no registrados, actuando como una eficaz medida de seguridad

  • Al tener en cuenta nuestros rasgos personales únicos se asegura su autenticidad y dificulta en gran medida la suplantación de identidad. 

  • No hay riesgo de pérdida de tarjetas o duplicado de llaves.

Control de asistencia biométrico en centros de formación

¿Ha llegado este sistema de control también a los centros de formación? Sabemos que desde hace dos años se están aprobando normativas para obligar a algunos sectores y colectivos a controlar la asistencia de sus alumnos de forma biométrica. 

Uno de estos casos son las más de 4.300 autoescuelas de toda España, especialmente las autorizadas a impartir la formación para la obtención o la renovación de la Certificación de Aptitud Profesional (CAP) para los conductores de camiones y autocares, tanto en la parte de formación impartida en aula como a bordo de un vehículo

¿Cómo lo hacen? Muy sencillo, los alumnos “fichan” diariamente al empezar y acabar el curso a través de un lector biométrico de huella dactilar que se coloca en una mesa o en el mostrador, ya que apenas ocupa el espacio de un ratón de ordenador. Una vez finalizada la jornada, desde la autoescuela se envían los datos a la Dirección General de Transporte Terrestre, que lleva el control de asistencia diario. 

Y de repente llegó el Covid

2020 pasará a la historia, y a nuestro recuerdo, por el virus Covid-19, sus letales consecuencias y el establecimiento de nuevas rutinas sanitarias y de higiene para impedir los brotes y contagios.

Una de estas nuevas medidas fue la prohibición de usar el lector de huella digital para el registro de la jornada laboral o control de asistencia biométrica. 

Ante esta nueva situación, las empresas, y los centros de formación, han tenido que buscar sistemas alternativos a la biometría y sin contacto entre los que encontramos:

  • Apps de fichaje que permiten realizar el control de actividad en cualquier lugar a través del móvil, ya sea de forma presencial o teletrabajando.

  • Software de registro horario a través de cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a un navegador.

  • El escaneo de códigos QR también da la posibilidad de registrar la jornada sin necesidad de que el empleado deba quitarse la mascarilla ni usar la huella dactilar, ya que solo necesita la cámara de su móvil para “fichar”.

control de asistencia con codigo qr
  • Las etiquetas NFC pueden ser colocadas en los accesos a la sede de la empresa o el domicilio personal y solo con acercar el móvil a la etiqueta se registra tanto el principio como el final de la jornada laboral.

  • El tradicional sistema manual de hoja de asistencia y la firma con bolígrafo.

  • Control mediante tarjeta: registran el acceso y salida mediante una tarjeta, ya sea a través de una banda magnética, código de barras o chip, entre otros. 

El sistema de fichaje ClockIn de Qvadis

Ya que estamos hablando de métodos alternativos a los sistemas biométricos que existen en el mercado, nos gustaría presentarte, si aún no lo conoces, el sistema ClockIn de Qvadis que permite grabar los datos de entrada y salida de todos los trabajadores sin necesidad de que estos toquen ningún aparato, tarjeta u hoja, es decir con total seguridad y cumpliendo los protocolos legales y sanitarios. 

como fichar con Qvadis One

¿Cómo funciona? La empresa o centro de formación interesado en este sistema contactless deberá adquirir el telefonillo Qvadis® One y ponerlo en la entrada de la empresa, oficina o centro de trabajo. De este modo, cada trabajador o alumno, a través de su teléfono móvil, podría realizar el registro de entrada y salida a su jornada laboral o lectiva.

Cómo lo hacen ahora las autoescuelas?

Para prevenir futuros contagios estos centros de formación han tenido que sustituir el control biométrico a través de la huella digital por el de reconocimiento fácil o combinar ambos sistemas (Huella + Facial) dependiendo de las necesidades del centro.

Desde aquí aprovechamos para animar a estos centros a probar nuestro sistema ClockIn, no solo para hacer este seguimiento y control, sino para dar acceso a las instalaciones a través del móvil y sin tener que destinar a ningún empleado a esa tarea.

Hace más de un año que el virus está presente en nuestro día a día, nuevos protocolos covid-19, como usar la mascarilla, evitar espacios cerrados y mantener distancia de seguridad entre personas es algo que ya tenemos interiorizado. Pero estas rutinas no son suficientes, no debemos bajar la guardia y llevar a cabo medidas adicionales que nos hagan aumentar la protección frente a posibles contagios.

En la actualidad, pasamos mucho tiempo en casa, y también en nuestro hogar debemos mantener la alerta y aplicar soluciones que nos ayuden a evitar contagios con los miembros de la familia. Hoy vamos a compartir contigo diferentes protocolos de actuación contra el covid-19 que te permitirán saber cómo evitar contagios en casa o en el trabajo.

Covid-19: Evitar contagios en casa

Bajo el lema #SanosEnCasa, la Organización Mundial de la Salud (OMS), nos propone diferentes consejos para mejorar nuestra salud y evitar la vulnerabilidad ante la posible propagación del virus. Si quieres saber más sobre esta iniciativa pincha aquí

Desde Qvadis queremos añadir otros protocolos que te ayudarán a evitar contagios del covid-19 en casa:

  • Lavarse las manos: Es importante que lo primero que hagamos al llegar a casa sea lavarnos las manos. También debemos hacerlo después de haber tocado cualquier superficie que pudiera estar contaminada, tras colocar la compra, o después de coger el paquete que nos ha llegado, por ejemplo. 
  • A la hora de cocinar: Se recomienda limpiar con agua y jabón cualquier envase que hayamos comprado en el supermercado. Además, los expertos señalan que es importante cocinar por encima de los 65 grados alimentos como huevos, pescados y carnes. De este modo, nos estamos asegurando acabar con el virus en caso de que el alimento estuviera contaminado. 
  • Ventilación: José Antonio López Guerrero, Director del Proyecto NeuroCovid de la Fundación de la Universidad Autónoma de Madrid, apunta que es importante ventilar la vivienda durante quince minutos dos veces al día. El experto recomienda, si recibimos visitas, ventilar antes y después de la reunión, así como abrir las ventanas durante diez minutos cada hora. 
  • Reuniones en casa: Los epidemiólogos aseguran que un alto porcentaje de los casos de contagio se producen en reuniones de familiares y amigos en el hogar. Dejar los zapatos en la entrada, ventilar, no compartir platos de comida, y mantener la mascarilla puesta; son algunas de las recomendaciones para evitar contagios de coronavirus en casa cuando estamos reunidos con miembros ajenos a la unidad familiar. 

Qvadis® One, nuestro telefonillo inteligente, te ayuda a fomentar la seguridad en este tipo de reuniones. Por ejemplo, su sistema de invitaciones permite que tus invitados abran la puerta del portal sin necesidad de tocar nada. También puedes compartir con tus invitados la clave Wifi sin que haya que tocar ningún aparato o dispositivo, por lo que estarás evitando posibles contagios. 

medidas seguridad frente al covid19

Evitar contagios en el trabajo

El porcentaje de la población que teletrabaja aumentó considerablemente tras la irrupción del coronavirus en 2020. No obstante, existen múltiples actividades profesionales que no pueden realizarse desde casa. Por ello, es importante ser consciente de cómo comportarnos y qué protocolos tener en cuenta para evitar contagios en el trabajo. 

  • Distancia interpersonal: Debemos mantener el distanciamiento necesario, entre 1,5 y 2 metros, con el resto de compañeros de trabajo siempre que sea posible. En este sentido, es importante recordar evitar los saludos y otros actos que conlleven contacto físico. 
  • Limpieza e higiene: Es recomendable llevar a cabo tareas de limpieza y desinfección tanto en espacios comunes como en zonas individuales de trabajo. Sobre todo, en aquellos puestos que son ocupados por diferentes personas a lo largo del día. El cambio de turno, debe llevar consigo, la desinfección del área de trabajo. En relación a esto, la persona encargada de realizar la limpieza deberá utilizar guantes de un solo uso y mantener la mascarilla cubriendo nariz y boca en todo momento. 
  • Síntomas de haber contraído el virus: Ante cualquier sospecha de haber sido contagiado (fiebre, tos, pérdida de olfato, etc.) el trabajador debe permanecer en casa para evitar transmitir el virus a otros empleados. También es importante contactar con el centro médico para solicitar un test del virus lo antes posible.
  • Lavado de uniformes: Se aconseja lavar los uniformes, o la ropa con la que hayamos acudido a trabajar, a una temperatura superior a 60 grados para asegurarnos de eliminar al virus de cualquier prenda de ropa que hayamos utilizado. 
  • Sistema de cumplimiento de horario de los trabajadores: En la medida de lo posible, este registro se debe llevar a cabo evitando cualquier tipo de contacto entre personas o con superficies susceptibles de haber sido contaminadas. Qvadis® One, a través de su sistema de fichaje ClockIn, permite grabar los datos de entrada y salida de todos los trabajadores sin necesidad de que estos toquen ningún aparato, tarjeta o documento común a todos los miembros de la empresa.

A través de dispositivos electrónicos personales como el teléfono móvil, ordenador o tablet, los empleados pueden realizar su registro de actividad laboral, evitando así posibles contagios.

¿Qué otros protocolos de protección al covid-19 llevas a cabo en tu casa? ¿Cumple tu empresa con todas las medidas recomendadas? Déjanos un comentario, nos encantará conocer tu caso. 

Mucho hemos hablado de las funcionalidades, ventajas y beneficios del telefonillo inteligente para hogares y comunidades. La buena noticia es que Qvadis® One también tiene múltiples ventajas para empresas. Y es que la apertura remota de puertas para tu negocio te puede ayudar mucho más de lo que piensas. 

Cada vez son más las empresas que disponen de un sistema de apertura remota de puertas, convirtiendo así sus instalaciones en negocios inteligentes. Minimizan los esfuerzos y optimizan sus recursos, ya que con tan solo un click en el teléfono móvil pueden abrir la puerta. Por supuesto, también lo pueden hacer desde un ordenador o tablet. 

¿Cómo funciona la apertura remota de puertas en un negocio?

Qvadis® One se conecta al portero automático exterior de la empresa. En el interior se debe instalar un dispositivo similar a una tablet que sustituye al telefonillo convencional. Así de sencillo. Si quieres comprobar la compatibilidad de Qvadis® One con tu portero automático actual puedes hacerlo aquí.

Para que todos los empleados de la empresa, o los que tú decidas, tengan la posibilidad de abrir  la puerta deberán descargar la aplicación gratuita Qvadis, disponible tanto en Google Play como App Store. 

Desde la aplicación se controla la apertura  de la puerta, pero también tiene funciones adicionales como compartir WiFi con quien tú quieras o enviar invitaciones a clientes o proveedores, de este modo podrán ellos mismos abrir la puerta. 

Como ves, se trata de un sistema simple e innovador compatible con todos los teléfonos móviles del mercado. 

Ventajas para tu negocio de la apertura remota de puertas:

  • Comodidad: A través de la pantalla del teléfono, ordenador o tablet decidimos cuándo y a quién abrir  la puerta de la empresa. Podemos hacerlo desde casa, la oficina, o al otro lado del mundo, las distancias no son una barrera para Qvadis® One. 

  • Flexibilidad: En el panel de control podemos gestionar los permisos o invitaciones que hemos concedido a nuestros empleados, proveedores o clientes para que también ellos puedan abrir la puerta. Estas concesiones son completamente modificables para cada persona, es decir, nosotros decidimos durante cuánto tiempo está disponible el permiso de manera individualizada. Incluso, podemos elegir a qué distancia otorgamos la posibilidad de abrir la puerta en remoto. Eres tú quien decide el radio de acción

  • Sin llaves ni tarjetas o mandos: Como sabes, las llaves permiten hacer duplicados sin necesidad de informar a nadie, por tanto, saber quién tiene llaves de la empresa no es controlable. 

Este modelo inteligente de apertura no requiere llaves, tarjetas o cualquier otro sistema. Lo cual no solo supone un ahorro económico, sino también un registro exhaustivo, riguroso y transparente sobre las personas que tienen acceso.

  • Evita desplazamientos: Realizar cualquier actividad en remoto tiene esta principal ventaja, nos evita desplazamientos innecesarios. Asociamos esta particularidad a no estar presentes en el lugar, pero vayamos un paso más allá. Incluso estando en la empresa no será necesario moverse del puesto de trabajo para abrir la puerta. De este modo, evitamos que cualquier empleado tenga que encargarse de abrir físicamente la puerta, no importa que estemos al otro lado de la oficina, de viaje o en casa. Abrimos desde dónde queramos y a quien queramos.  

¿Te imaginas acabar con las interrupciones en las reuniones de equipo? Que suene el telefonillo no será un motivo para detener la reunión. Nadie tendrá que levantarse para abrir la puerta. 

  • Protección de la salud de todos los empleados: La apertura remota para tu negocio supone proteger a todos tus empleados, y a ti mismo, del contagio de coronavirus. Puertas, botones de portero automático, manillas y cerraduras son superficies de contagio y propagación del virus Covid-19. Con el telefonillo inteligente Qvadis® One, nadie tiene que tocar ninguno de estos elementos, simplemente tendrá que tocar su propio dispositivo electrónico. 

  • Sistema de comunicación interna: Porque no es solo un telefonillo inteligente que permite abrir y cerrar puertas en remoto. Contar con un Qvadis® One en tu empresa te hará tener una comunicación fluida y accesible a todos los miembros de la empresa en tiempo real. Gracias a Qnotes el tablón de comunicados en tu empresa ya no será necesario, esta funcionalidad ofrece la posibilidad de enviar notas a todos los miembros del equipo, tus empleados están a un solo click de conocer cualquier información que desees compartir con ellos. 

Planes específicos y personalizados 

Sabemos que tu empresa es única, por ello te damos la opción de elegir el servicio y suscripción en función de tus necesidades particulares. Dependiendo del volumen de empleados o visitas que reciba tu empresa podrás escoger entre diferentes planes. Consulta nuestra amplia variedad de suscripciones y decide cuál es la más conveniente para tu empresa.  

Desde que se aprobó el Real Decreto 8/2019 del 8 de marzo de 2019, han sido muchas las empresas que han introducido sistemas para controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores. 

Un gran volumen de empresas ya tenían sus propios sistemas de registro antes de la entrada en vigor del Real Decreto, pero las que aún no habían instalado alguno, han tenido que actualizarse para cumplir la normativa

En la actualidad todas las empresas deben contar con un sistema que controle los horarios de entrada y salida de los trabajadores. El incumplimiento de la norma puede conllevar sanciones económicas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros. 

Desde que llegó el coronavirus es muy frecuente que los empleados en plantilla de una empresa trabajen desde casa. No obstante, el teletrabajo no exime cumplir la norma. Aunque el trabajador no se presente  físicamente en su puesto de trabajo, la empresa deberá seguir aportando información sobre la jornada de sus trabajadores en el registro obligatorio. 

¿Y qué ocurre si la empresa cuenta con un sistema de control de jornada laboral y es el trabajador quien no realiza el registro? En este caso, la sanción se aplicaría también a la empresa, no al trabajador. La ley estima que la compañía es la encargada de controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores. 

A pesar de que el trabajador no pueda recibir la sanción económica, al no tener responsabilidad ante la ley, la empresa con la que mantiene la relación laboral sí podría sancionarle por incumplimiento, porque así lo contempla el Estatuto de los Trabajadores. 

Para realizar este control de horario de los trabajadores existen diferentes mecanismos o sistemas que dejan constancia de cuándo inicia el trabajador su jornada y a qué hora finaliza. 

¿Qué tipo de sistemas existen para controlar el horario de los trabajadores?

Podemos encontrar multitud de sistemas para comprobar y controlar el cumplimiento del horario de los trabajadores. A continuación, te explicamos los más comunes:

  • Sistema manual: Aún hay empresas que ejercen el control de sus trabajadores a través del bolígrafo y papel. 
  • Sistemas biométricos: Este tipo de sistema reconoce una característica física e intransferible de cada persona. Ejemplo: reconocimiento facial, ocular o huella dactilar. tras la irrupción del Covid-19, muchas empresas que usaban este  sistema de control biométrico por huella dactilar se han visto obligadas a dejar de usarlo , ya que este modelo de fichaje podría facilitar la propagación del virus. 
  • Control de presencia mediante tarjeta: Son aquellos sistemas que registran el acceso y salida mediante una tarjeta, ya sea a través de una banda magnética, código de barras o chip, entre otros. 
  • Aplicaciones móviles: Cada vez más frecuentes entre los sistemas de control de cumplimiento de horario de los trabajadores, ya que pueden ser utilizados tanto por trabajadores presenciales como por empleados que teletrabajan. A través de una aplicación, podemos fichar en nuestro teléfono móvil o tablet, y la aplicación generará el informe legal correspondiente. 
  • Sistemas a través de software: Son sistemas similares a los anteriores, la diferencia principal es que no necesariamente tendrás que disponer de un teléfono o tablet. A través de cualquier dispositivo electrónico que tenga acceso a un navegador se puede registrar el horario del trabajador.

Qvadis One, el telefonillo inteligente que también te permite controlar el horario de los trabajadores

Qvadis One es un telefonillo inteligente con funciones adicionales, como por ejemplo el sistema de fichaje de empleados llamado ClockIn. Su uso es muy sencillo y no necesita ningún tipo de contacto físico con el dispositivo, por lo que resulta un sistema de fichaje totalmente seguro. 

Software de gestión de la jornada laboral

Para que una empresa pueda controlar el cumplimiento del horario de sus trabajadores a través de este sistema, deben haber adquirido un telefonillo Qvadis One. Se podría instalar en la entrada a la oficina o en la portería, en caso de tenerla. De este modo, cada trabajador, a través de su teléfono móvil, podría realizar el registro de entrada y salida a su puesto de trabajo. 

Para utilizar esta función se debe entrar en el apartado aplicaciones de la app Qvadis, y una vez dentro habría que seleccionar la  opción ClockIn. A continuación, será necesario escanear el código QR que aparece en la pantalla del Qvadis One, o introducir manualmente el pin que aparece debajo del código. Después, validaremos el registro a través de nuestra huella dactilar en el teléfono, o por reconocimiento facial. Para confirmar el registro, aparecerá un mensaje en la pantalla del teléfono y en la del dispositivo, que indica que la entrada ha sido registrada. 

Cuando finalice la jornada se hará el proceso a la inversa, es decir, sería necesario entrar de nuevo en la aplicación y seleccionar la opción ClockOut en lugar de ClockIn. En este caso también aparecerá en ambas pantallas un mensaje indicando que la salida se ha registrado con éxito.

La situación actual que vivimos por la pandemia de coronavirus ha provocado que cambiemos muchas de nuestras rutinas diarias, algunas de ellas en el ámbito laboral. Muchas empresas, por ejemplo, solían utilizar algún sistema de fichaje por huella dactilar, pero lo han dejado para minimizar el riesgo de contagios por Covid-19 entre sus trabajadores. En este sentido, Qvadis ha creado una función que permite un registro de entrada/salida totalmente seguro y sin ningún tipo de contacto con el dispositivo. Se trata de un proceso muy sencillo, rápido e intuitivo. En este vídeo te lo explicamos en un solo minuto:

Dentro de la ventana de aplicaciones de la app Qvadis, puedes encontrar esta función de registro de entrada y salida de trabajadores, llamada ClockIn. Al acceder a esta utilidad, debes seleccionar ClockIn (función de entrada) o ClockOut (función de salida).

A continuación, deberás acercar el móvil al Qvadis One para captar el código QR que aparecerá en la pantalla, o introducir el PIN que se muestra debajo del código. Después, tendrás que utilizar la huella en tu propio móvil o el reconocimiento facial*, según lo que tengas configurado para confirmar tu identidad.

Si estás teletrabajando, también puedes fichar. Solo tienes que activar el icono de la casa (en la parte superior derecha de la pantalla de la app) antes de pinchar en “ClockIn” o “ClockOut”.

La aplicación ClockIn solo está disponible en tu Qvadis si contratas alguna de nuestras suscripciones y planes pensados para empresas.

*Si no tienes configurada tu huella dactilar o el reconocimiento facial en tu móvil, o no dispones de estos métodos de confirmación de identidad, al registrar tu hora de entrada o salida solo tendrás que capturar el código QR o introducir en la app el PIN que te aparezca en la pantalla del Qvadis, y ya estaría completado tu fichaje. No obstante, en nuestra base de datos quedará registrado que no te has identificado con ninguno de estos métodos y no se podrá comprobar si has sido tú realmente el que ha registrado su entrada o salida.

Septiembre 2020